Ingin Meeting Berjalan Sukses ? Perhatikan Tips Di Bawah Ini
Meeting adalah salah satu aktivitas dalam pekerjaan yang digunakan untuk merumuskan masalah atau mencari penyelesaian dalam sebuah masalah pekerjaan. Jelas meeting ini memiliki peranan penting karena dari meeting inilah dibuat draft – draft kegiatan yang kemudian direalisasikan dalam bentuk aktivitas kerja. Meeting dibagi menjadi 2 jenis yaitu meeting internal dan meeting eksternal. Meeting internal melibatkan orang – orang yang berada dalam satu perusahaan tertentu atau pegawai dari perusahaan tersebut. Sedangkan meeting eksternal melibatkan orang dari perusahaan lain atau investor.
Hal yang perlu diperhatikan sebelum meeting
Ketika akan melakukan meeting ada baiknya mempersiapkan dulu hal – hal berikut ini :
- Persiapkan materi rapat dengan baik. Penguasaan materi rapat akan membuat meeting berjalan lebih efektif dan efisien. Catat hal – hal penting yang menjadi materi rapat. Kalau perlu lakukan observasi terhadap materi rapat tersebut
- Lokasi rapat yang tenang dan nyaman. Sangat diperlukan karena tempat untuk meeting harus bisa mengakomodasi keperluan meeting itu sendiri. Gunakan ruang sesuai dengan kapasitas anggota meeting tersebut
- Persiapan perlengkapan meeting. Seperti white board, alat presentasi atau fotocopy materi semua harus sudah dipersiapkan sebelum rapat dimulai
- Persiapkan penampilan dengan baik. Terlebih jika meeting tersebut akan menemui pihak luar atau pihak investor. Penampilan yang baik akan memberikan kesan yang baik pula saat melakukan presentasi.
Tips agar meeting bisa sukses
Adakalanya meeting yang telah dilakukan berjam – jam malah tidak menghasilkan apapun. Dan ada banyak hal yang bisa berpengaruh pada buruknya kualitas meeting. Sadar atau tidak, Layout yang kita pilih mempunyai pengaruh yang signifikan untuk jalannya rapat atau pertemuan. Namun tentu bukan itu saja yang menentukan suksesnya suatu meeting. Nah, berikut ini adalah beberapa tips penting agar meeting bisa berjalan sukses :
- Perhatikan kualitas dan bukan kuantitas meeting
Meeting tidak harus dilakukan selama berjam – jam atau dilakukan setiap hari. Meeting merupakan kegiatan yang paling banyak menghabiskan waktu karenanya lebih baik jika dilakukan dengan porsi yang wajar dan di saat yang memang dibutuhkan untuk dilakukannya meeting tersebut
- Libatkan orang – orang yang berkepentingan dan aktif
Adakalanya peserta meeting hanyalah penonton yang bersifat pasif. Lebih baik ajak peserta meeting yang memang aktif dan produktif saat meeting. Terlebih jika meeting tersebut berkaitan dengan suatu proyek, maka cukup libatkan mereka yang memang bertanggung jawab atas proyek tersebut
- Lakukan meeting dengan segera
Artinya tidak menunda waktu meeting. Meskipun memiliki jadwal meeting secara berkala tapi jangan sampai menunggu jika ada hal penting yang memang layak untuk dilakukan meeting. Tetapkan waktu meeting dengan seefektif mungkin agar tidak terlalu membuang energi atau waktu yang dimiliki
- Buat catatan atau rekaman
Untuk lebih menegaskan hasil meeting tersebut. Catatan ini juga sebagai pedoman apa – apa saja yang harus dilakukan menurut hasil meeting tersebut. Karena tidak mungkin bisa selamanya mengingat hasil meeting tanpa adanya catatan atau rekaman
- Lakukan tindakan dari hasil meeting tersebut
Meeting yang berkualitas adalah yang mampu menghasilkan sesuatu untuk segera ditindaklanjuti. Jangan menunda waktu untuk melakukan kegiatan hasil meeting tersebut, karena hal itu bisa membuat meeting yang dilakukan hanya berjalan sia – sia.
Punya tips lain agar meeting berjalan dengan baik & lancar? Silahkan tinggalkan komentar di bawah. Dan semoga bermanfaat untuk kita semua :)
